Положение о обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения

  2. Перечень баз персональных данных

  3. Цель обработки персональных данных

  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

  5. Местонахождение базы персональных данных

  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

  8. Права субъекта персональных данных

  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

  10. Государственная регистрация базы персональных данных

  11. Общие понятия и сфера применения
    1.1. Определения терминов:

база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотеки персональных данных;

ответственное лицо — определённое лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не установлено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, которые содержат персональные данные, размещённые и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, на которых субъект персональных данных размещает свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица на разрешение обработки его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

анонимизация персональных данных — удаление сведений, которые позволяют идентифицировать личность;

обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, полностью или частично осуществляемых в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанные с сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (публикацией, реализацией, передачей), анонимизацией, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы данных поручено выполнять работы технического характера с базой данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект персональных данных — физическое лицо, относительно которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, кроме субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных передаются персональные данные в соответствии с законом;

особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или философских убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или половой жизни.

1.2. Это Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

  1. Перечень баз персональных данных
    2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

база персональных данных контрагентов.

  1. Цель обработки персональных данных
    3.1. Цель обработки персональных данных в системе — обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

  2. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных
    4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица на разрешение обработки его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

документ на бумажном носителе с реквизитами, которые позволяют идентифицировать этот документ и физическое лицо;
электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица на разрешение обработки его персональных данных целесообразно удостоверить электронной подписью субъекта персональных данных;
отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.
4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, о его правах, определённых Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или философских убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных) запрещена.

  1. Местонахождение базы персональных данных
    5.1. Указанные в разделе 2 данного Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

  2. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
    6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьим лицам не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или неспособно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос относительно доступа (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

фамилия, имя, отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, который удостоверяет личность, подающего запрос (для физического лица — заявителя);
наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, которое удостоверяет запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);
фамилия, имя, отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, относительно которого делается запрос;
сведения о базе персональных данных, относительно которой подаётся запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
перечень персональных данных, которые запрашиваются;
цель и/или правовые основания для запроса.
6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, подающего запрос, что запрос будет удовлетворён или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, предусмотренного соответствующим нормативно-правовым актом. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьим лицам допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с момента поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поднятых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьей стороны, подающей запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

фамилия, имя, отчество должностного лица;
дата отправки уведомления;
причина отсрочки;
срок, в течение которого запрос будет удовлетворён.
6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён согласно закону.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
дата отправки уведомления;
причина отказа.
6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть оспорено в суде.

  1. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
    7.1. Владелец базы персональных данных оснащён системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают утраты, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными обязанностями;
обеспечить выполнение сотрудниками владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных;
разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы относительно периодичности осуществления такого контроля;
сообщать владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.
7.4. Для выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, изданные владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
делать копии полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
принимать участие в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
получать пояснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
7.5. Сотрудники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих обработку и защиту персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, обязаны не допускать разглашения любым способом персональных данных, которые им были доверены или стали известны в связи с выполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных», несут ответственность согласно законодательству Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определённого согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

  1. Права субъекта персональных данных
    8.1. Субъект персональных данных имеет право:

знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, её назначение и наименование, местонахождение и/или место жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение на получение этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в том числе информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
получать не позднее чем через тридцать календарных дней с момента поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, сохраняются ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание своих персональных данных, которые хранятся;
предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
предъявлять мотивированное требование о изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным скрытием, ненаданием или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или позорят честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
обращаться по вопросам защиты своих прав относительно персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;
применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

  1. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
    9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных подаёт запрос относительно доступа (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

фамилия, имя, отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта персональных данных;
другие сведения, которые позволяют идентифицировать лицо субъекта персональных данных;
сведения о базе персональных данных, относительно которой подаётся запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы;
перечень персональных данных, которые запрашиваются.
9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с момента его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет субъект персональных данных, что запрос будет удовлетворён или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, предусмотренного соответствующим нормативно-правовым актом.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

  1. Государственная регистрация базы персональных данных
    10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии с статьёй 9 Закона Украины «О защите персональных данных».